Coronavirus et Hiscox

Dans notre domaine professionnel, collaborer est un élément essentiel. Ainsi, nous fixons des rendez-vous les uns avec les autres, nous échangeons des courriels, nous nous téléphonons. Ce sont devenus des automatismes. Mais ces conditions de travail « normales » ont été chamboulées par le Coronavirus. Se serrer la main ou se rencontrer de visu est depuis quelques jours interdit. Nous sommes passés d'un bureau unique et collectif à une multitude de bureaux individuels depuis la maison. C'est pourquoi, nous vous informons par le biais de cet email comment nous souhaiterions collaborer avec vous en ces temps incertains.

Hiscox poursuit dans la mesure du possible ses activités. La santé de nos clients et de nos collaborateurs occupe la première place. Ceci implique que la collaboration entre collègues et avec les partenaires se voit modifiée. Nous avons réalisé avec succès les tests nécessaires afin de nous assurer que nos systèmes permettent de travailler à plein temps depuis le domicile. Ces tests ayant donné de résultats positifs, tous nos collaborateurs travaillent exclusivement depuis chez eux.

Même depuis la maison, Hiscox reste ouvert

Nous restons à votre disposition avec l'éventail des différentes solutions d' assurance que propose Hiscox. Aussi depuis leur domicile, nos collaborateurs mettent tout en œuvre pour vous aider le plus rapidement possible et de la meilleur e manière qu'il soit. Il n'est toutefois pas exclu que vous deviezattendre un peu plus longtemps que d'habitude avant que votre appel téléphonique ne soit décroché. Vous pourriez également entendre des enfants ou des animaux domestiques en arrière-fond. Tout le monde ne dispose en effet pas d'un bureau séparé au domicile. Mais nous restons en toute hypothèse disponibles par téléphone, mail et aussi très souvent par Webex. Depuis notre domicile, nous traitons les offres, les sinistres, les questions, les demandes de modifications, et tout ce que vous pouvez attendre de notre part.

Risk Surveys chez les particuliers

Notre service Risk Survey consiste en la fixation d'un rendez-vous au domicile des particuliers, afin que nous puissions, avec eux, étudier le risque, les mesures de sécurité ainsi que les capitaux à assurer. Ce service nous ne sommes à l'heure actuelle plus en mesure de l'offrir. Vous avez une nouvelle demande ? Vous pouvez la formuler comme à l'accoutumé. Aussitôt que le service sera à nouveau actif, nous vous contacterons afin de planifier les surveys.

Les polices sont désormais envoyées électroniquement

Normalement, nous envoyons toute documentation aux courtier par la poste. Après vérification des documents, ceux-ci sont mis dans une nouvelle enveloppe ) envoyer au preneur d’assurance, éventuellement avec une lettre d’accompagnement. « C’est un travail encombrant, fastidieux et non durable», déclare Bob Elsenburg, Business Analyst pour Hiscox Benelux. "De plus, il s'écoulait des jours entre l'envoi des documents et leur réception par l'assuré. Alors que maintenant, cela peut être fait en une heure". Il permet de réaliser des économies substantielles en termes de temps, de papier et de frais d'envoi, non seulement pour Hiscox mais aussi pour les courtiers. C’est pourquoi, à partir de maintenant, nous n’enverrons les polices que sous forme numérique. En raison du travail à domicile nous ne sommes, en effet, pas en mesure de vous les faire parvenir par voie postale. La manière de procéder est désormais la suivante : tous les documents, tels que les polices, modifications, annulations et renouvellements sont à présent transmis en pièces jointes par mail. Nous ne faisons pas de différence entre les « encaissements courtier » (vous encaissez les primes) et les « encaissements compagnie »  (Hiscox encaisse les primes). En présence d'un « encaissement compagnie » vous recevez les documents qui sont destinés au preneur d'assurance. Nous vous saurions gré de les transmettre au client. Dans le cas d' un « encaissement courtier » il est plus que probable que vous receviez déjà les documents par mail. Rien ne change dès lors à ce niveau.

Numérique à moins que

"L'année dernière, nous avons envoyé pour la première fois de tels documents par voie numérique dans un envoi par lots. Cela s'est très bien passé dans l'ensemble. En principe, nous n'envoyons désormais plus que les renouvellements, les modifications et les annulations par voie numérique, sauf si un preneur d’assurance indique qu'il ne le souhaite pas". Selon Bob, cela n'arrive presque jamais. "Mais pour les agences qui le souhaitent, nous fournissons toujours les documents sur papier."

Direct

Les clients ayant un recouvrement d'entreprise reçoivent la documentation sur les polices directement d’Hiscox. Cela ne changera pas. Toutefois, lors du renouvellement pour 2021, Hiscox ajoutera une lettre qui contient une invitation au client à se rendre sur le site web d'Hiscox ou à scanner le code QR. Le client peut alors indiquer s'il souhaite recevoir les documents polices sous forme numérique à partir de maintenant. "Nous attendons de la plupart des clients qu'ils l’acceptent", dit Bob. "À chaque renouvellement ultérieur, nous poserons à nouveau la question. Au final, tout le monde en profite : c'est plus rapide, efficace et plus durable. Et cela ne diminue en rien la valeur de l'information".

Paiements

Hiscox se montre, compte tenu des circonstances, flexible. Si un de vos clients éprouve au vu de la situation actuelle des difficultés pour payer sa prime, vous pouvez nous contacter. Nous apprécierons au cas par cas les possibilités afin de trouver ensemble une solution.

Nous vous souhaitons beaucoup de courage dans cette situation. Vous avez encore des questions ? Contactez-nous comme d’habitude. Nous vous aiderons avec plaisir.