Les polices désormais envoyées électroniquement

Normalement, nous envoyons toute documentation aux courtier par la poste. Après vérification des documents, ceux-ci sont mis dans une nouvelle enveloppe, et envoyé au preneur d’assurance, éventuellement avec une lettre d’accompagnement. « C’est un travail encombrant, fastidieux et non durable», déclare Bob Elsenburg, Change Manager Benelux chez Hiscox. "De plus, il s'écoulait des jours entre l'envoi des documents et leur réception par l'assuré. Alors que maintenant, cela peut être fait en une heure". Il permet de réaliser des économies substantielles en termes de temps, de papier et de frais d'envoi, non seulement pour Hiscox mais aussi pour les courtiers. C’est pourquoi, à partir de maintenant, nous n’enverrons les polices que sous forme numérique. En raison du travail à domicile nous ne sommes, en effet, pas en mesure de vous les faire parvenir par voie postale. La manière de procéder est désormais la suivante : tous les documents, tels que les polices, modifications, annulations et renouvellements sont à présent transmis en pièces jointes par mail. Nous ne faisons pas de différence entre les « encaissements courtier » (vous encaissez les primes) et les « encaissements compagnie »  (Hiscox encaisse les primes). En présence d'un « encaissement compagnie » vous recevez les documents qui sont destinés au preneur d'assurance. Nous vous saurions gré de les transmettre au client. Dans le cas d' un « encaissement courtier » il est plus que probable que vous receviez déjà les documents par mail. Rien ne change dès lors à ce niveau.

Numérique à moins que
"L'année dernière, nous avons envoyé pour la première fois de tels documents par voie numérique dans un envoi par lots. Cela s'est très bien passé dans l'ensemble. En principe, nous n'envoyons les renouvellements, les modifications et les annulations désormais plus que par voie numérique, sauf si un preneur d’assurance indique qu'il ne le souhaite pas". Selon Bob, cela n'arrive presque jamais. "Mais pour les agences qui le souhaitent, nous fournissons toujours les documents sur papier."

Direct
Les clients ayant un recouvrement d'entreprise reçoivent la documentation sur les polices par l’intermédiaire de leur courtier, comme mentionné précédemment. Toutefois, lors du renouvellement pour 2021, Hiscox ajoutera une lettre qui contient une invitation au client à se rendre sur le site web d'Hiscox ou à scanner le code QR. Le client peut alors indiquer s'il souhaite recevoir les documents polices sous forme numérique à partir de maintenant. "Nous attendons de la plupart des clients qu'ils l’acceptent", dit Bob. "À chaque renouvellement ultérieur, nous poserons à nouveau la question. Au final, tout le monde en profite : c'est plus rapide, efficace et plus durable. Et cela ne diminue en rien la valeur de l'information".