Coronavirus en Hiscox

In ons vakgebied is samenwerken een belangrijk element. Zo maken wij afspraken, mailen en bellen wij met elkaar. Dit zijn automatismen geworden. Maar deze ‘normale’ omstandigheden zijn door het coronavirus veranderd. Handen geven kan niet meer, afspraken waar mensen elkaar ontmoeten, worden uitgesloten sinds enkele dagen. We zijn van één gezamenlijk kantoor overgegaan naar ontelbare thuiskantoren. Graag vertellen we u in deze e-mail hoe wij in deze ongekende periode met u willen samenwerken.
 
Hiscox gaat zo goed als mogelijk met zijn activiteiten door. De gezondheid van onze klanten en medewerkers staat op nummer 1. Daarom verandert de samenwerking met collega's en partners. We hebben met succes getest of onze systemen een volledige vorm van thuiswerken aan kunnen. Deze test eindigde positief en daarom werken al onze medewerkers uitsluitend van thuis uit.
 
Ook van thuis is Hiscox gewoon open
Wij staan geheel voor u klaar met de verschillende verzekeringsoplossingen van Hiscox. Ook werkend van thuis doen onze medewerkers er alles aan om u zo snel en zo goed als mogelijk van dienst te zijn. Soms kan het iets langer duren dan normaal voordat er een telefoon wordt opgenomen. Of u hoort kinderen of huisdieren op de achtergrond. Niet iedereen heeft immers een eigen thuiskantoor. Maar wij zijn hoe dan ook bereikbaar via telefoon, e-mail en meestal ook Webex. Vanuit onze thuisbasis behandelen wij offertes, claims, aanvragen en wijzigingen zoals u van ons mag verwachten.
 
Risk Surveys bij particulieren
Onze Risk Survey-service draait om een afspraak bij particulieren thuis, zodat we samen met hen kijken naar risico's, beveiliging en te verzekeren kapitalen. Deze service kunnen we op dit moment niet meer verlenen. Hebt u nieuwe aanvragen? Die kunt u op de bekende manier indienen. Zodra de service wordt hervat, nemen we contact op om de geannuleerde en nieuwe surveys in te plannen.

Polissen worden nu digitaal verstuurd
Normaliter versturen we documentatie per post naar makelaars. Na controle stoppen zij de documenten weer in een nieuw envelop om ze – eventueel met een begeleidend schrijven – naar de polishouder te sturen. “Omslachtig, tijdrovend en niet duurzaam”, stelt Bob Elsenburg, Business Analyst Benelux bij Hiscox. “Bovendien zaten er dagen tussen onze verzending van de documenten en de ontvangst door de verzekeringnemer. Terwijl dit nu binnen een uur kan.” Het levert niet alleen bij Hiscox maar ook bij makelaars substantiële besparingen op in tijd, papier en portokosten.

Daarom versturen we vanaf heden de polissen uitsluitend digitaal. Door het thuiswerken kunnen we ze namelijk niet per post naar u verzenden. De werkwijze is als volgt: alle documenten, zoals polissen, wijzigingen, opzeg en hernieuwingen, worden vanaf nu verstrekt als bijlage in een e-mail. We maken geen onderscheid tussen makelaarsincasso (waarbij u de premie incasseert) en maatschappij-incasso (waarbij Hiscox de premie incasseert). Bij maatschappij-incasso krijgt u documenten die gericht zijn aan de verzekeringnemer. We vragen u om die door te sturen naar de klant. Bij makelaarsincasso is de kans groot dat u de documenten reeds per e-mail kreeg. Dan verandert er dus niets.

Digitaal tenzij
“Vorig jaar verstuurden we dergelijke documenten in een batch-mailing voor het eerst digitaal. Dat is overall heel goed gegaan. Hernieuwingen, wijzigingen en opzeggingen verstrekken we nu in beginsel alleen nog digitaal, tenzij een makelaar aangeeft dat niet te willen.” Volgens Bob komt dit nauwelijks voor. “Maar voor die kantoren die dat willen verstrekken we de documenten nog gewoon op papier.”

Rechtstreeks
Klanten met maatschappij-incasso krijgen polisdocumentatie direct van Hiscox. Dat verandert niet. Bij de prolongatie voor 2021 voegt Hiscox daar echter een brief aan toe. Die brief bevat een oproep aan de klant om naar de Hiscox-website te gaan of de QR-code te scannen. De klant kan vervolgens aangeven of hij polisdocumenten voortaan digitaal wil ontvangen. “We verwachten dat de meeste klanten hiermee instemmen”, zegt Bob. “Bij iedere volgende hernieuwing zullen we de vraag opnieuw stellen. Uiteindelijk is iedereen erbij gebaat: het is sneller en duurzamer. En het doet op geen enkele manier afbreuk aan de waarde van de informatie.”

Betalingen
Hiscox is in de huidige situatie flexibel. Kan een klant van u door de huidige situatie de premie moeilijk of niet betalen? Neem dan contact met ons op. Wij bepalen per situatie wat de mogelijkheden zijn en zoeken samen naar een oplossing.
 
We wensen u veel sterkte met de situatie. Hebt u nog vragen? Neem dan via de bekende weg contact met ons. We helpen u graag verder.