Uw polisdocumentatie nu digitaal verstuurd

Normaliter versturen we documentatie per post naar makelaars. Na controle stoppen zij de documenten weer in een nieuw envelop om ze – eventueel met een begeleidende brief – naar de polishouder te sturen. “Omslachtig, tijdrovend en niet duurzaam”, stelt Bob Elsenburg, Change Manager Benelux bij Hiscox. “Bovendien zaten er dagen tussen onze verzending van de documenten en de ontvangst door de verzekeringnemer. Terwijl dit nu binnen een uur kan.” Het levert niet alleen bij Hiscox maar ook bij makelaars substantiële besparingen op in tijd, papier en verzendkosten. Daarom versturen we vanaf heden de polissen uitsluitend digitaal. Door het thuiswerken kunnen we ze namelijk niet per post naar u verzenden. De werkwijze is als volgt: alle documenten, zoals polissen, wijzigingen, opzeg en hernieuwingen, worden vanaf nu verstrekt als bijlage in een e-mail. We maken geen onderscheid tussen makelaarsincasso (waarbij u de premie incasseert) en maatschappij-incasso (waarbij Hiscox de premie incasseert). Bij maatschappij-incasso krijgt u documenten die gericht zijn aan de verzekeringnemer. We vragen u om die door te sturen naar de klant. Bij makelaarsincasso is de kans groot dat u de documenten reeds per e-mail kreeg. Dan verandert er dus niets.

Digitaal tenzij
“Vorig jaar verstuurden we dergelijke documenten in een batch-mailing voor het eerst digitaal. Dat is overall heel vlotjes verlopen. Hernieuwingen, wijzigingen en opzeggingen versturen we nu alleen nog digitaal, tenzij een makelaar aangeeft dat niet te willen.” Volgens Bob komt dit nauwelijks voor. “Maar voor kantoren die dat willen, bezorgen we de documenten nog gewoon op papier.”

Rechtstreeks
Klanten met maatschappij-incasso krijgen polisdocumentatie via hun makelaar, zoals eerder vermeld. Bij de hernieuwingen voor 2021 voegt Hiscox daar echter een brief aan toe. Die brief bevat een oproep aan de klant om naar de Hiscox-website te gaan of de QR-code te scannen. De klant kan vervolgens aangeven of hij polisdocumenten voortaan digitaal wil ontvangen. “We verwachten dat de meeste klanten hiermee instemmen”, zegt Bob. “Bij iedere volgende hernieuwing zullen we de vraag opnieuw stellen. Uiteindelijk is iedereen erbij gebaat: het is sneller en duurzamer. En het doet op geen enkele manier afbreuk aan de waarde van de informatie.”