1. Lanceur d’alerte - exprimer ses inquiétudes
La politique de lanceur d’alerte d’Hiscox engage l’organisation à veiller à ce qu’une personne ne subisse pas de représailles ou de traitement défavorable à la suite d’un signalement d’une inquiétude de bonne foi concernant des mauvais traitements ou des fautes professionnelles. Cette politique permet de s’assurer que les parties prenantes internes et externes se sentent habilitées à faire part de leurs inquiétude en toute confiance et sans crainte d’être traité d’une manière injuste.
1.1 Qui peut effectuer un signalement ?
Il y a signalement lorsqu'une personne divulgue des informations sur un danger, un risque, une mauvaise pratique ou un acte répréhensible, ou fournit certains types d'informations, généralement sur des pratiques illégales ou malhonnêtes au sein d'une organisation. Une lanceuse d’alerte est une personne qui attire l’attention sur ce type d’abus au sein d’une organisation.
La politique de signalement s'applique à tous ceux qui divulgue ces informations, ce qui inclut, sans toutefois s’y limiter, les personnes énumérées :
- Aux membres du personnel (inclus les alternants), aux personnes dont la relation de travail s'est terminée
- Celles qui se sont portées candidates à un emploi chez Hiscox ou dont la relation de travail n'a pas encore débuté
- Aux membres exécutifs et non exécutifs de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance
- Aux cocontractants de l'entité concernée, à leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel
- Aux volontaires, aux étudiants avec une convention de stage chez Hiscox
- Aux collaborateurs extérieurs
1.2 Que peut-on signaler ?
Voici une liste non exhaustive de thématiques qui peuvent faire l’objet d’un signalement :
- Infraction punie par une sanction pénale
- Fraude ou faute grave
- Mauvaise gestion financière
- Danger en matière de santé et de sécurité
- Absence d’investigation sur des allégations de harcèlement ou d'agression d'un employé à l'encontre d'un autre
- Non-respect des obligations légales
- Corruption ou Criminalité financière
- Non-respect des obligations réglementaires
- Non-respect des politiques et procédures internes
- Comportement susceptible de nuire à la réputation ou à la santé financière de Hiscox
- Dissimulation délibérée de ce qui précède
- Menace ou un préjudice pour l'intérêt général, ou une violation de la législation
La législation belge a ajouté deux domaines à ceux reconnus par l'Europe:
- Entraves à la lutte contre la fraude fiscal
- Entraves à la lutte contre la fraude sociale
2. Qui peut effectuer un signalement ?
2.1 Un signalement peut être adressé par différents canaux internes ou externes
Les signalements internes peuvent être effectués via les canaux de signalement appropriés d’Hiscox, en externe par le biais d’un signalement aux autorités compétentes ou d’une divulgation publique (par le biais de la presse, d’un représentant syndical, des médias sociaux, etc.)
2.2 Signalement par les canaux internes
Afin de rendre notre canal interne de réception des signalements conforme, il demeurera accessible aux membres du personnel par les moyens décrits dans la politique et les procédures disponibles sur l'intranet (The Gallery).
Il est également étendu à toutes les personnes éligibles par l’intermédiaire des moyens suivants:
- Web, via: https://www.safecall.co.uk/report/
- Hotline : le service Safecall est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an via le numéro ci-dessous et vous permet de parler à une personne dans la langue de votre choix (voir le lien suivant pour les numéros gratuits internationaux (https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/)
- Courriel à l’adresse électronique suivante:[email protected]
- Courrier à l'adresse postale suivante: Av. du Bourget 42b, 1130 Bruxelles, Belgium; à l'attention de Roshni Patel
- Rencontre physique: Vous pouvez également nous faire part de vos informations en présentiel. Si c'est ce que vous préférez, veuillez-nous le faire savoir en utilisant l'un des moyens ci-dessus.
- Banque nationale de Belgique (BNB)
Si vous demandez une rencontre physique, celle-ci peut, sous réserve de votre consentement, être documentée par (I) l'enregistrement de la conversation sur un support durable et récupérable ou (II) la rédaction d'un procès-verbal précis de la réunion par les membres chargés de traiter votre signalement. Nous vous offrons également la possibilité de vérifier, de corriger et d'approuver le procès-verbal de la réunion en le signant.
Le signalement peut se faire de manière anonyme si vous le souhaitez, et tout sera mis en œuvre pour préserver la confidentialité du lanceur d’alerte.
Mesures contre les représailles
Hiscox n'autorisera aucune mesure de représailles, menace, ou tentative de recourir à ces mesures, à l'encontre d'un lanceur d’alerte ou d'une personne qui participe à l’évaluation des allégations formulées en raison de son implication dans un signalement et/ou dans son évaluation. Ceci s'applique également aux signalements pour lesquels les allégations formulées ne sont pas confirmées après évaluation.
Confidentialité
Enfin, vos informations seront traitées de manière confidentielle. Cette confidentialité s'applique également à toutes les autres informations à partir desquelles l'identité du lanceur d’alerte peut être directement, ou indirectement, déduite. Nous prenons les mesures appropriées pour traiter toutes les informations reçues et pour préserver les intérêts de toutes les personnes concernées. Toutes les données fournies seront traitées conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données et à notre politique de confidentialité. Pour plus d'informations sur notre politique de confidentialité, veuillez consulter notre site web: Déclaration vie privée | Hiscox Belgium
Suivi
Vous recevrez un accusé réception de votre signalement sous sept jours.
Nous vous encourageons à nous fournir des coordonnées (comme votre nom et/ou une adresse électronique) lorsque vous soumettez un signalement. Cela nous permettra ainsi de vous contacter pour toute question complémentaire. Toutefois, si vous préférez rester anonyme, nous respecterons votre décision et votre signalement continuera de faire l’objet d’une évaluation.
Le résultat final des diligences mises en œuvre sera communiqué au lanceur d’alerte dans un délai raisonnable qui n'excédera pas trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement.
2.3 Signalement par les canaux externes
Les signalements peuvent être adressés de manière indépendante au Commissariat aux Assurances (CAA) pour toute infraction aux lois et réglementations luxembourgeoises applicables.
Des instructions détaillées sur la manière de procéder sont disponibles sur le site internet du CAA via le lien suivant : https://www.caa.lu/fr/whistleblowing
Des canaux externes sont également disponibles auprès des régulateurs compétents des autres pays européens dans lesquels HSA opère, y compris en belgique :
Ombudsman Fédérale en rendant sur son site Web:
L’ombudsman fédéral transmettra le signalement au régulateur compétent. Les autorités les plus pertinents pour le secteur de l’assurance sont les suivants :
- Autorité des services et marchés financiers (FSMA)
- Autorité de protection des données
Il est recommandé à toute personne éligible d'utiliser d'abord notre procédure d'alerte interne via les canaux décrits ci-dessus avant de contacter la CAA ou les autorités Belges par canal externe.
Date/version : 03-04-2024
Exprimer ses inquiétudes