1. Klokkenluidersregeling – Meld uw zorgen
De Hiscox klokkenluidersregeling verplicht de organisatie ertoe ervoor te zorgen dat een persoon geen represailles of nadelige behandeling zal ondergaan als gevolg van het uiten van een oprechte bezorgdheid over misbruik of wanpraktijken. Dit beleid zorgt ervoor dat zowel interne als externe belanghebbenden zich gesterkt voelen om hun zorgen in vertrouwen en zonder angst voor oneerlijke behandeling, te uiten.
1.1 Wie kan een melding doen?
Er is pas sprake van een klokkenluidersmelding als iemand informatie openbaar maakt over een gevaar, risico, misstand of wangedrag, of bepaalde soorten informatie verstrekt, meestal over illegale of oneerlijke praktijken binnen een organisatie. Een klokkenluider is iemand die misstanden binnen een organisatie onder de aandacht brengt.
De klokkenluidersregeling is van toepassing op iedereen die informatie over inbreuken verkrijgt, waaronder de volgende personen:
- Alle huidige en ex-medewerkers van Hscox
- Hiscox sollicitanten of degenen van wie de arbeidsovereenkomst nog niet is ingegaan
- Aannemers, onderaannemers, haar directieleden en hun medewerkers
- Vrijwilligers, stagiaires of trainee
- Leveranciers en uitzendkrachten
- Aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming, met inbegrip van niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden
1.2 Wat kan je melden?
Hieronder volgt een niet-uitputtende lijst van zaken die als klokkenluiderskwesties kunnen worden beschouwd:
- strafbare feiten
- fraude of wanbeheer
- financieel wanbeheer
- gezondheids- en veiligheidskwesties
- het nalaten om beschuldigingen van intimidatie of mishandeling door de ene werknemer tegen de andere te onderzoeken
- het niet nakomen van wettelijke verplichtingen
- omkoping, corruptie of financiële criminaliteit
- het niet naleven van wettelijke verplichtingen
- het niet naleven van interne beleidslijnen en procedures
- gedrag dat waarschijnlijk de reputatie of het financiële stabiliteit van Hiscox zal schaden
- het opzettelijk verzwijgen van het bovenstaande
- die een bedreiging vormt voor het algemeen belang of een schending van een wettelijk voorschrift
De Belgische wetgeving heeft twee domeinen toegevoegd aan de door Europa erkende domeinen:
- Belemmeringen voor de bestrijding van belastingontduiking
- Belemmeringen voor de bestrijding van sociale fraude
2. Hoe kan je een melding doen?
2.1. Een klokkenluidersmelding kan worden gedaan via een aantal verschillende interne en externe meldingskanalen.
Intern meldingen kunnen worden gedaan via de daarvoor bedoelde meldingskanalen van Hiscox, extern door het doen van een melding aan de bevoegde autoriteiten of publieke openbaarmaking (via pers, vakbondsvertegenwoordiger, social media,…)
2.2 Interne melding
Om ervoor te zorgen dat onze interne meldkanaal voldoet, blijft deze voor alle medewerkers beschikbaar op de methodes beschreven in de procedures en instructies beschikbaar op het intranet (The Gallery).
Onderstaande meldingskanalen zijn beschikbaar voor alle daarvoor in aanmerking komende personen:
- Internet, via: https://www.safecall.co.uk/report/
- Hotline: de Safecall-service is 24/7 365 dagen beschikbaar via het onderstaande nummer en biedt u de mogelijkheid om met iemand te spreken in de taal van uw voorkeur (zie volgende link voor internationale gratis telefoonnummers - https://www.safecall.co.uk/en /bestand-een-rapport/telefoonnummers/)
- E-mailadres: [email protected]
- Post naar het volgende adres: Bourgetlaan 42b, 1130 Brussel, België; tav Compliance/Roshni Patel
- Persoonlijk: Zorgen over inbreuken kunnen ook persoonlijk gemeld worden. Mocht dit uw voorkeur hebben, laat het ons dan weten via één van bovenstaande meldingskanalen.
Als u om een persoonlijke gesprek vraagt, kan de bijeenkomst, met uw toestemming, worden gedocumenteerd door (I) het gesprek op te nemen in een duurzame en opvraagbare vorm of (II) nauwkeurige notulen van de bijeenkomst bij te houden, opgesteld door leden die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van uw melding. Tevens bieden wij u de mogelijkheid de notulen van de bijeenkomst te controleren, corrigeren en goed te keuren door deze te ondertekenen.
Indien gewenst kan de melding anoniem worden gedaan en zal alles in het werk worden gesteld om de vertrouwelijkheid van de klokkenluider te waarborgen.
Maatregelen tegen vergelding
Hiscox staat geen enkele vergelding of intimidatie toe tegen een klokkenluider of een daarmee verbonden persoon die assisteert bij een onderzoek vanwege hun betrokkenheid bij een melding en/of onderzoek. Dit geldt ook in gevallen waarin een onderzoek de geuite beschuldigingen niet bevestigt.
Vertrouwelijkheid
Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Deze vertrouwelijkheid geldt ook voor alle overige informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid. Wij nemen passende maatregelen om zorgvuldig met alle ontvangen informatie om te gaan en de belangen van alle betrokkenen te waarborgen. Alle verstrekte gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming en onze privacyverklaring. Voor meer informatie over onze privacyverklaring kunt u terecht op onze website: www.hiscox.be/nl/privacyverklaring
Follow-up
Wanneer u een melding indient, ontvangt u binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging.
Wij moedigen u aan om uw contactgegevens (zoals uw naam en/of een e-mailadres) aan ons te verstrekken wanneer u een melding doet. Zo kunnen wij contact met je opnemen voor eventuele vervolgvragen. Als je echter liever anoniem blijft, respecteren wij jouw beslissing en wordt jouw zaak toch onderzocht.
Feedback zal worden verstrekt binnen een redelijke termijn, die niet langer mag zijn dan drie maanden vanaf de ontvangstbevestiging.
2.3 Externe meldingen
Klokkenluidersmeldingen kunnen onafhankelijk worden gerapporteerd aan het Commissariat aux Assurances (CAA) voor eventuele inbreuken op de toepasselijke Luxemburgse wet- en regelgeving.
Gedetailleerde instructies over hoe u een melding kunt doen, kunt u vinden op de CAA-website via de volgende link: https://www.caa.lu/fr/whistleblowing
Externe meldingskanalen zijn ook beschikbaar via de relevante toezichthouders binnen de andere Europese landen waarin HSA actief is, waaronder België:
Federale Ombudsman door te klikken op de website:
De federale Ombudsman zal de klokkenluidersmelding doorsturen naar de bevoegde toezichthouder. De meest relevante autoriteiten voor de verzekeringssector zijn:
• Nationale Bank van België (NBB)
• Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA)
• Gegevensbeschermingsautoriteit
Het wordt aanbevolen dat alle in aanmerking komende personen die een melding willen maken eerst gebruik maken van onze interne meldingskanalen, zoals hierboven beschreven, voordat zij contact opnemen met de CAA of de Belgische autoriteiten voor externe meldingen.
Datum / versie 03-04-2024
Meld uw zorgen